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el factor humano y la correcta administración de flota

Agosto de 2005 - Ing. Víctor Pelayo Nava.

aspectos macroeconómicos

Dentro del entorno económico actual, existen aspectos que por su relevancia, requieren de una atención muy especial, sin importar el tipo de empresa. Entre estos aspectos, está sin lugar a dudas el de los costos relacionados con el transporte; costos tanto de los insumos utilizados para la elaboración de sus productos, como aquellos incurridos en la distribución de los mismos.

El lector estará de acuerdo en que de una forma u otra casi el total de las industrias requiere de los mencionados servicios de transporte en algún momento dentro de su cadena logística.

Para tener una idea del impacto de los costos de transporte, refirámonos a las estimaciones de la OECD (Organization for Economic Co-operation and Development), en cuyos países los costos del transporte representan el 25% de los costos logísticos totales, los cuales a su vez representan entre el 30% y 40% del precio en el mercado de productos manufacturados domésticamente. Aquí lo importantes es hacer notar que para los países de la OECD , se tiene reportado que… Una reducción del 4% en los costos de transporte tiene el mismo efecto positivo en las utilidades netas de la organización que el aumento del 2.5% en las ventas.

 En el caso del entorno económico mexicano, tenemos adicionalmente el efecto de la inflación, ya que muchos de los precios de artículos de consumo se rigen por este parámetro, sin embargo al analizar la inflación particular de un grupo de productos; este indicador es mayor a la cifra promedio oficial. Este fenómeno se ilustra claramente en la siguiente gráfica, para el caso de los insumos del transporte:

Aún reconociendo el hecho de que los precios en el transporte federal de carga tuvieron un incremento del 6.42 % durante 2004, este porcentaje no alcanza a compensar el efecto negativo combinado de los incrementos antes señalados.

En una economía como la nuestra, la organización que transporta, puede ser desde una micro-empresa (hombre-camión), hasta una flotilla de cobertura nacional. Pero en toda la gama, el personal involucrado debe ser capaz de desarrollar un efectivo control de costos de transporte, por la salud financiera de la empresa.

el administrador de flota

Por todo lo anterior, hoy más que nunca se hace necesario contar con un apoyo con amplia experiencia para una correcta administración de la flota, cuando esta flotilla es propia y dedicada al transporte exclusivo de los bienes y servicios producidos por la empresa; o bien tener el apoyo de un experimentado negociador para cuando se trata de comprar o vender servicios de transportación terrestre.

En el primer caso, el perfil del administrador de flota toma una especial importancia, ya que involucra una serie de conocimientos técnicos, administrativos y habilidades de liderazgo que permiten el adecuado manejo de decisiones, estas decisiones tienen por su naturaleza tres niveles, los cuales se muestran en la siguiente tabla :

Naturaleza de las Decisiones

Nivel

Descripción

Estratégico

Que se refiere a aquellas decisiones que tienen efectos de largo plazo, este tipo de decisiones incluyen:

  • determinar el número ideal de unidades de transporte requeridas por la empresa a efecto de maximizar su utilización
  • definir las características técnicas y diseñar el tipo de carrocería que maximice su capacidad de carga y que cumpla con los planes de disminución de costos de operación y mantenimiento
  • determinar las estrategias de mantenimiento para la conservación, cuidado y prolongación de la vida útil de las unidades
  • establecer las políticas de supervisión y control de los operadores, así como, la detección de sus necesidades de capacitación que permita garantizar la prevención de accidentes, el cuidado y excelente operación de las unidades buscando en todo momento el abatimiento de costos
  • diseñar o contratar talleres de mantenimiento preventivo que permitan atender en el menor tiempo los vehículos dentro de estas instalaciones

En suma, todas aquellas recomendaciones que apoyen a la dirección de la empresa a tomar las mejores decisiones de largo plazo relativas a la flota de distribución a su cargo.

Táctico

Que se refiere a aquellas decisiones que se actualicen en periodos que van entre un semestre y un año; este tipo de decisiones se refieren al establecimiento seguimiento y control de un presupuesto desde la autorización previa de los gastos anuales de la operación, conservación y mantenimiento de las unidades. La validación de los programas de mantenimiento preventivo y correctivo establecidos para el periodo presupuestal correspondiente; la revisión periódica de los avances y desvíos del presupuesto autorizado; así como la definición de la estructura organizacional que permita el cumplimiento de los programas y actividades antes descritas

Operativo

Corresponde a decisiones que se deberán de tomar día a día tales como:

  • la asignación y reasignación de vehículos a centros de distribución
  • sustitución de unidades por programas de mantenimiento o incidentes imprevistos
  • atención de reportes de fallas y/o malas operaciones por parte de los operadores o por los esquemas de carga y descarga de unidades en los centros de distribución.

Las decisiones a estos tres niveles, deben ser tomadas por el administrador de la flota. Quien basará su decisión en una serie de registros y controles especificados y publicados en un manual de sistemas y procedimientos, elaborados por él, pero validados y acordados tanto con la dirección general, como con los responsables de las áreas de finanzas de la empresa.

las herramientas de gestión

Paradójicamente en México, a pesar de lo generalizado de la necesidad de transporte, en la mayoría de los casos el administrador de flota carece de la herramienta básica para el desempeño efectivo de su gestión…es decir de Información Confiable.

En la operación de la flota mexicana, en la mayoría de los casos la información se genera como resultado de la adecuación de algún otro sistema de información, diseñado para otros fines. Esto obliga al administrador de flota a colaborar con las adecuaciones a los sistemas de información existentes en la empresa o cuando las diferencias son irreconciliables, incluso a crear algún sistema de información utilizando hojas de cálculo; lo que prácticamente convierte la toma de información en un proceso manual de alta sensibilidad humana, con las consiguientes dificultades operativas que se traducen en pérdidas de confiabilidad.

Cada vez más organizaciones mexicanas cuentan con un sistema de planeación integral de los denominados ERP's (Enterprise Resource Planning); pero aún con lo adelantado de los mismos, dichos sistemas carecen de un enfoque de operación de flota. Así de nuevo se requiere de la experiencia del administrador de flota para diseñar un módulo compatible con el integrador central.

conclusiones

Dado el estado actual de la técnica en el país, hay una relación directa entre la capacidad personal del administrador de flota y la capacidad de controlar los costos de transporte

Para la selección de un buen administrador de flota, habrá que evaluar de forma profesional, los conocimientos técnicos y administrativos que esta persona posea. Conocimientos que solo se los dará la experiencia obtenida en la práctica de mínimo cinco años al frente de alguna flota importante en una organización que le haya permitido cubrir todos los niveles de decisión antes descritos. Esto es necesario ya que aún no existe un esquema de formación técnica o carrera profesional establecida por alguna institución educativa que cubra los factores antes descritos

Adicionalmente un buen administrador de flota deberá de contar con ciertas habilidades de liderazgo que le permitan por un lado, transmitir claramente los objetivos y propósitos de la correcta administración de flotillas y por otro hacer que tanto el personal involucrado de alguna manera en la operación de flota, ya sea directo a su cargo, o bien dependiente de otras áreas (encargados de los centros de distribución, personal de ventas y en general todo aquel que sea responsable de una o más unidades) esté convencido y conciente de las prácticas que permitirán una disminución de los costos y gastos generados por los vehículos

En virtud de las condiciones tecnológicas y de la infraestructura profesional actual en nuestro país, el factor humano en la correcta administración de flota es determinante para la disminución de costos en el transporte de bienes y servicios y por ende en la capacidad de la organización de maximizar sus utilidades.

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